El club entero, y cada cargo con lo suyo

Hasta hace poco, quien podía dar de alta a un jugador podía también ver el IBAN de todas las familias. En un club donde la secretaria y el tesorero son dos personas distintas —y ninguna quiere ver lo que hace la otra—, eso no se sostiene.

Ahora cada persona de la directiva lleva una fila de permiso por módulo, con cuatro niveles: ninguno, lectura, escritura y gestión. Los módulos son siete:

• Equipos — equipos, eventos, convocatorias, estadísticas.
• Personas — fichas, membresías, tutelas, contactos de emergencia y los códigos de alta.
• Cobros — cuotas, recibos, mandatos SEPA, remesas y facturas.
• Documentación — papeles federativos y su validación.
• Comunicación — comunicados y autorizaciones.
• Instalaciones — campos, pistas y pabellones.
• Ajustes — datos del club, temporadas y el propio reparto de permisos.

El club puede partir de un perfil —presidente, administrador, director deportivo, coordinador, tesorero o secretaría— y luego afinar módulo a módulo. El presidente y el administrador pueden todo sin filas de permiso, a propósito: si los permisos del presidente dependieran de los permisos, un club podría dejarse fuera de su propio club.

Y esto no lo deciden las pantallas. Lo decide el servidor: si alguien se saltara la interfaz, sus consultas seguirían volviendo vacías. Esconder un botón es cortesía; lo que separa de verdad al director deportivo de la contabilidad es otra cosa, y está por debajo.

Son tres cosas distintas y se confunden con facilidad, así que en 4Club van separadas:

• Cobros — las cuotas de socio y su remesa al banco. No son facturas. Cómo se cobran las cuotas.
• Compras — lo que el club paga: material, arbitrajes, desplazamientos. Se registra la factura recibida, con su IVA y su IRPF cuando lo lleva.
• Facturación — lo que el club emite: patrocinios, publicidad, escuela deportiva. Cómo funciona la facturación.

Por debajo hay contabilidad por partida doble que se apunta sola: cada recibo, cobro, factura, gasto y venta de la tienda deja su asiento, con el plan de entidades sin fines lucrativos o el Plan General. A la asesoría se le da el libro diario en el formato de A3, Sage 50 o ContaPlus, los libros de IVA y la ayuda del 347. Cómo se apunta la contabilidad.

Lo que sostiene a muchos clubes además de las cuotas de los jugadores. Las campañas de socios emiten su recibo y dan a cada socio un carnet en el móvil con un QR que cambia cada treinta segundos. La tienda oficial vende la equipación por tallas, con un código de recogida y su factura hecha. Y los patrocinadores salen con su logo en la app de todas las familias.

El club se registra solo. A partir de ahí, familias, jugadores, entrenadores y delegados entran con un código que emite el club. El código decide a qué club entra la persona, con qué rol y a qué ficha queda vinculada, de modo que nadie acaba en el club equivocado ni con más permisos de los que le tocan. En el panel se ve qué códigos siguen sin usar.

• Pendiente de cobro, cobrado, recibos vencidos y devueltos.
• Documentos caducados y por caducar, en todo el club.
• Convocatorias sin confirmar.
• Ocupación de las instalaciones los próximos catorce días.
• Códigos de alta sin usar.

La pantalla de inicio no es un panel de indicadores: es lo que hay que atender hoy, y se vacía. Lo que llega de fuera —un mensaje de una familia, un documento subido, un recibo devuelto— va siempre antes que lo de dentro, aunque sea más pequeño, porque alguien está esperando.

Escudo, imagen de portada, color y nombre corto. El color pinta la app entera. Y si un club elige el amarillo de su escudo, el contraste se corrige solo hasta cumplir los mínimos de accesibilidad: nadie acaba con un botón amarillo y letras blancas. Un club que no elija color ve lo de siempre, exactamente igual que antes.

Por debajo están los entrenadores, que llevan su equipo, y las familias y los jugadores.