4Club
Los papeles, controlados antes del sábado
La documentación de un club no da problemas durante once meses y luego los da todos juntos: la ficha caducada que se descubre en la mesa del árbitro, el reconocimiento médico que nadie sabe si se entregó, la autorización de imagen que firmó una familia hace tres temporadas y no aparece.
Los cinco documentos que vienen de serie
| Documento | De quién | Cómo se controla |
|---|---|---|
| Ficha federativa | Jugadores y entrenadores | Caduca |
| Reconocimiento médico | Jugadores | Caduca |
| DNI o documento de identidad | Jugadores, entrenadores, familias y personal | Caduca |
| Autorización de imagen | Jugadores | Se firma |
| Autorización de desplazamiento | Jugadores | Se firma y caduca |
Y cada club puede añadir los suyos, porque cada federación y cada comunidad piden cosas distintas.
Cómo deja de ser un problema
La familia lo sube con una foto
Desde su móvil, con la cámara o desde la galería. No hay que escanear nada ni mandar un correo a la secretaria. Un papel que no se puede comprimir se sube igual: entre «pesa de más» y «la familia no entrega la licencia», lo segundo es peor.
El club valida
Subir no es lo mismo que estar en regla. Alguien del club con permiso de documentación revisa lo que llega y lo da por bueno, y ahí es cuando el jugador pasa a estar completo. Lo que sube una familia no se da por válido solo.
El aviso llega antes, no después
Hay un repaso diario a las nueve de la mañana que avisa de lo que está por caducar, y el mismo hito no avisa dos veces. En el panel del club se ve cuántos documentos hay caducados y cuántos por caducar, en todo el club de un vistazo.
El entrenador lo ve donde lo necesita
En la plantilla de su equipo, al lado de cada jugador. No tiene que ir a buscar un listado: cuando monta la convocatoria, quien tiene un problema de papeles aparece señalado.
Dónde se guardan y quién los ve
En un almacén privado, separado por club y por persona, y esa separación es la frontera de seguridad real, no una carpeta ordenada. Los enlaces para abrir un documento caducan a los 60 segundos: se generan en el momento en que alguien pulsa, así que un enlace copiado y pegado no le sirve a nadie un minuto después.
Lo ve quien tenga permiso de documentación en ese club, y el entrenador y el delegado del equipo de ese jugador. Nadie más, y ningún otro club.
El reconocimiento médico se trata aparte
Es un dato de salud, y el reglamento europeo lo considera una categoría especial. Por eso conviene ser exacto:
- 4Club no tiene campos de salud. No hay dónde escribir alergias, patologías ni medicación, y no es un descuido.
- Del certificado solo se usa la fecha de caducidad, que es lo que se apunta aparte para poder avisar.
- El fichero sí se conserva, y puede llevar un diagnóstico dentro. Decir «solo usamos la fecha» a secas se leería como que el certificado no se guarda, y se guarda.
Está contado entero en la política de privacidad.
Qué está listo hoy
Preguntas sobre documentación
¿Qué documentos necesita un jugador federado?
Depende de la federación, pero 4Club trae cinco de partida: ficha federativa y reconocimiento médico, que caducan; DNI; autorización de imagen, que se firma; y autorización de desplazamiento, que se firma y además caduca. Cada club añade los suyos.
¿Avisa antes de que caduque una ficha?
Sí, con un repaso diario a las nueve de la mañana, y el mismo hito no avisa dos veces. Además el estado aparece en la plantilla del equipo, que es donde mira el entrenador antes de convocar.
¿Quién puede ver los documentos de un jugador?
Quien tenga permiso de documentación en ese club, y el entrenador y el delegado de su equipo. Los ficheros están en un almacén privado y los enlaces para abrirlos caducan a los 60 segundos.
¿Y si una familia se va del club y pide que borremos sus datos?
El club puede exportar todo lo de esa persona a un fichero y después anonimizarla. Se borran sus documentos y los ficheros del almacén, no solo las fichas, y se conservan las estadísticas y los recibos que el club tiene obligación de guardar.