Haz una foto a la factura y revisa
El tesorero de un club recibe facturas en papel, en PDF por correo y en una foto por WhatsApp: el autobús del desplazamiento, los balones, el arbitraje, la gestoría. Pasarlas a mano es la tarde del domingo. En 4Club se le hace una foto o se sube el PDF, la IA propone los datos y una persona los confirma.
Lo que lee
- El proveedor y su NIF.
- El número de la factura y su fecha.
- La base, el IVA y el IRPF, cada uno en su sitio, porque en España el total es base más IVA menos retención.
- La categoría del gasto, una de ocho: material, equipación, arbitrajes, federación, instalaciones, desplazamientos, servicios u otros.
La IA propone, una persona decide
Nada se guarda sin que alguien del club lo haya visto. La lectura rellena el formulario del gasto y la persona lo revisa, lo corrige si hace falta y lo confirma. Lo que la IA no entiende no se inventa: se deja en blanco. Un cero diría «esta factura no lleva IVA»; un hueco dice «no lo he visto», que es lo que de verdad ha pasado.
Al confirmar, el gasto entra en la contabilidad con su asiento, en su categoría y con su IVA soportado, sin hacer nada más. Y si por error se mete dos veces, se anula: no se borra.
Por qué es seguro hacer una foto a una factura
La foto no viaja en la petición a la IA. Se guarda en el almacén privado del club y a la IA solo se le dice qué lectura hacer; la propia función busca el fichero que esa persona tiene permiso para ver. Así no se le puede pedir que lea otra cosa.
Lo que devuelve la IA se revisa en el servidor antes de llegar a la pantalla: la categoría es siempre una de las ocho, los importes son números —entiende «1.234,56» y «1,234.56»—, el IRPF llega en positivo aunque el papel lo lleve con un menos y las fechas son fechas o no están. Y se guarda lo que leyó tal cual, por si dentro de un año hay que saber de dónde salió un número.
Hay dos topes, uno por minuto y otro por día, para que un error o un abuso no se conviertan en una factura de la IA que nadie esperaba.
Si no está disponible, lo dice antes
Antes de abrir la cámara, la app pregunta si la lectura está disponible. Si no lo está, no ofrece el botón de la foto: dice por qué y ofrece meter la factura a mano. Lo contrario —descubrir el error después de haber ido a por el papel y haberlo enfocado— es peor que no tener la función.
Qué está listo hoy
Preguntas sobre las facturas por foto
¿Qué datos lee la IA de una factura?
El proveedor y su NIF, el número y la fecha, la base, el IVA, el IRPF si lo lleva, y propone una de las ocho categorías de gasto. Lo que no entiende lo deja en blanco en vez de inventarlo.
¿Se guarda el gasto sin revisarlo?
No. La lectura rellena el formulario y una persona del club lo revisa y lo confirma. Hasta entonces no hay gasto ni asiento.
¿Funciona con facturas en PDF?
Sí, con una foto hecha con el móvil o con el PDF que llega por correo, desde la app o desde el ordenador.
¿Quién puede registrar facturas de proveedores?
Quien tenga en el club permiso para escribir en el dinero: normalmente el tesorero. Un entrenador o una familia no ven esta parte.
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