4Club
Facturación de un club, con lo que exige la ley
Un club pequeño factura poco, pero factura: el patrocinio de la ferretería, la publicidad de la valla, la escuela de verano. Y eso tiene reglas que no cambian por ser pocas facturas — una numeración que no se puede repetir ni saltar, y una factura emitida que ya no se toca.
Cuatro cosas que se confunden
Antes de nada, porque mezclarlas es de donde vienen los problemas:
- Cuotas — los recibos de socio. No son facturas.
- Facturas emitidas — las que hace el club a un tercero. Llevan numeración legal.
- Gastos — las facturas que recibe el club.
- Datos fiscales — con qué NIF y qué razón social factura el club.
La numeración, que es lo que se rompe
El número de una factura lo asigna el servidor, bloqueando la serie mientras lo hace. Suena a detalle técnico y no lo es: si dos personas de la junta emiten a la vez desde dos móviles, sin ese bloqueo saldrían dos facturas con el mismo número.
Y la operación es idempotente: si se corta la conexión y se reintenta, no se gasta un número nuevo. Un número gastado es un hueco en el correlativo, y un correlativo con huecos es exactamente lo que no se puede tener.
Una factura emitida no vuelve atrás
Se trabaja sobre una proforma, que se edita todo lo que haga falta. Al emitirla, queda congelada: no se puede editar ni borrar.
Lo único que se le puede hacer es anularla, y el número se queda gastado. Lo garantizan tres controles en el servidor, y uno de ellos está ahí porque faltaba: devolver la factura al estado de borrador pasaba por encima de los otros dos, y a partir de ahí las líneas volvían a ser editables. Esa puerta está cerrada.
El IVA se suma línea a línea
Una factura de un club puede mezclar tipos: la escuela deportiva exenta y el patrocinio al 21 %. Redondear sobre la base total da un número distinto que redondear línea a línea, así que se hace línea a línea — y la vista previa hace exactamente lo mismo que el servidor, para que lo que se ve al escribir y lo que se guarda no difieran en un céntimo.
Los gastos, con el IRPF donde va
En España el total de una factura recibida es base + IVA − retención, y muchas facturas de un club la llevan (el fisioterapeuta, el monitor autónomo). El IRPF tiene su propio sitio, no se mete a martillazos en otro campo, y por eso las cuentas cuadran.
Por debajo hay contabilidad por partida doble, y el cuadre lo exige el servidor, no el formulario. Un asiento contabilizado queda protegido: sus apuntes no se pueden tocar.
VeriFactu: construido y apagado
VeriFactu es el sistema de la Agencia Tributaria que obliga a que cada factura emitida deje un registro encadenado e inalterable. Es obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto.
En 4Club está hecho:
- Cadena de huellas por club, con una entrada por registro.
- Libro de registros, donde el alta y la anulación son dos entradas.
- Envío a la AEAT con certificado, en representación del club.
- Verificado con los tres ejemplos oficiales de la AEAT: si alguien tocara el cálculo y dejara de cuadrar, falla al instalar, no lo descubre un club.
Y arranca apagado en todos los clubes, a propósito. Para encenderlo hacen falta dos cosas que no dependen del software: que el club apodere a 4Club ante la AEAT, y que un asesor confirme qué parte del cobro de ese club lleva factura — porque las cuotas de socio de una entidad sin ánimo de lucro a menudo no.
Un club que emitiera facturas creyendo que se declaran, y no se declararan, tendría un problema con los números ya gastados y sin marcha atrás. Por eso esta puerta se abre una vez, a mano y avisando.
Qué está listo hoy
Preguntas sobre facturación
¿Una cuota de socio es una factura?
No necesariamente, y conviene no darlo por hecho. El recibo de socio de una entidad sin ánimo de lucro a menudo no se documenta como factura; un patrocinio o la escuela deportiva, casi siempre sí. Qué parte del cobro de tu club lleva factura lo tiene que confirmar un asesor: nosotros no lo decidimos por ti, y por eso las dos capas están separadas.
¿Se puede repetir un número de factura?
No. Lo asigna el servidor bloqueando la serie, así que dos personas emitiendo a la vez no pueden coincidir, y un reintento por un corte de conexión no gasta un número nuevo.
¿Y si me equivoco en una factura ya emitida?
Se anula, y el número se queda gastado. No se puede editar ni borrar, ni devolver a borrador para retocarla.
¿Tenemos que hacer algo ya por VeriFactu?
Hoy no, si tu club no está obligado todavía. Lo que sí conviene es preguntarle al asesor qué parte de vuestros ingresos lleva factura, porque esa respuesta es la que hace falta antes de encenderlo, y no depende del programa.