Facturas del club, con lo que exige la ley

Antes de nada, porque mezclarlas es de donde vienen los problemas:

• Cuotas — los recibos de socio. No son facturas.
• Facturas emitidas — las que hace el club a un tercero. Llevan numeración legal.
• Gastos — las facturas que recibe el club.
• Datos fiscales — con qué NIF y qué razón social factura el club.

El número de una factura lo asigna el servidor, bloqueando la serie mientras lo hace. Suena a detalle técnico y no lo es: si dos personas de la junta emiten a la vez desde dos móviles, sin ese bloqueo saldrían dos facturas con el mismo número.

Y la operación es idempotente: si se corta la conexión y se reintenta, no se gasta un número nuevo. Un número gastado es un hueco en el correlativo, y un correlativo con huecos es exactamente lo que no se puede tener.

Se trabaja sobre una proforma, que se edita todo lo que haga falta. Al emitirla, queda congelada: no se puede editar ni borrar.

Si tiene un error, se corrige con una factura rectificativa, que lleva su motivo y apunta a la original, y cada factura se rectifica una sola vez. Anularla solo se puede mientras no tenga una rectificativa ni esté registrada en VeriFactu: sería revertir dos veces el mismo importe, o dejar en Hacienda viva una factura que aquí no lo está. En todos los casos el número se queda gastado. Lo garantiza el servidor, no la pantalla, y también impide devolver la factura a borrador para retocarla por la puerta de atrás.

Una factura de un club puede mezclar tipos: la escuela deportiva exenta y el patrocinio al 21 %. Redondear sobre la base total da un número distinto que redondear línea a línea, así que se hace línea a línea — y la vista previa hace exactamente lo mismo que el servidor, para que lo que se ve al escribir y lo que se guarda no difieran en un céntimo.

En España el total de una factura recibida es base + IVA − retención, y muchas facturas de un club la llevan (el fisioterapeuta, el monitor autónomo). El IRPF tiene su propio sitio, no se mete a martillazos en otro campo, y por eso las cuentas cuadran. Y no hace falta teclearlas: con una foto o el PDF, la IA propone proveedor, importes, IVA e IRPF, y una persona lo confirma. Las facturas de proveedores por foto.

Cada venta de la tienda del club genera sola su factura simplificada, en una serie propia para que no se mezcle con los patrocinios. Y las rectificativas van en una serie propia, como pide el reglamento de facturación. Todo por la misma maquinaria: un número que solo nace en el servidor.

Por debajo hay contabilidad por partida doble que se apunta sola: cada factura, cada cobro y cada gasto deja su asiento, y el cuadre lo exige el servidor, no el formulario. Un asiento contabilizado queda protegido: sus apuntes no se pueden tocar. Cómo se lleva la contabilidad.

VeriFactu es el sistema de la Agencia Tributaria que obliga a que cada factura emitida deje un registro encadenado e inalterable. Es obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto.

En 4Club está hecho:

• Cadena de huellas por club, con una entrada por registro.
• Libro de registros, donde el alta y la anulación son dos entradas.
• Envío a la AEAT con certificado, en representación del club.
• Verificado con los tres ejemplos oficiales de la AEAT: si alguien tocara el cálculo y dejara de cuadrar, falla al instalar, no lo descubre un club.

Y arranca apagado en todos los clubes, a propósito. Para encenderlo hacen falta dos cosas que no dependen del software: que el club apodere a 4Club ante la AEAT, y que un asesor confirme qué parte del cobro de ese club lleva factura — porque las cuotas de socio de una entidad sin ánimo de lucro a menudo no.

Un club que emitiera facturas creyendo que se declaran, y no se declararan, tendría un problema con los números ya gastados y sin marcha atrás. Por eso esta puerta se abre una vez, a mano y avisando.

Si lo que necesitas es entender la norma antes que el producto: qué obliga VeriFactu a un club deportivo, desde cuándo, y qué cobros llevan factura y cuáles no.