4Club
Cobrar las cuotas sin perseguir a nadie
Cobrar las cuotas es lo que más horas le quita a la tesorería de un club, y casi nunca por el dinero: por el seguimiento. Quién ha pagado, quién no, cuál ha vuelto devuelto y a quién hay que decírselo sin que parezca una reclamación. 4Club lleva eso de principio a fin.
El recorrido completo
1. La cuota
Se define por equipo o por jugador, con su concepto y su vencimiento. Un club puede tener cuota de temporada, mensual, matrícula y equipación, y cada una es un cobro distinto con su propia fecha.
2. El mandato
Para domiciliar hace falta que la familia autorice al club a cobrar en su cuenta: eso es el mandato SEPA. La familia lo firma una vez desde la app y queda guardado con su fecha. Sin mandato el banco no deja domiciliar, y una devolución por ese motivo es de las caras.
El IBAN se valida al escribirlo, con el dígito de control del estándar, así que un número mal copiado se caza en el momento y no dos semanas después en forma de devolución.
3. La remesa
A final de mes, en vez de cobrar recibo a recibo, el club genera una remesa: un solo fichero con todos los recibos, que se sube tal cual a la banca electrónica. El formato es pain.008.001.02, el estándar español, y separa en bloques distintos los primeros cobros de una cuenta y los siguientes, porque el banco los trata de forma diferente.
4. Las devoluciones
Un recibo devuelto vuelve marcado a la ficha del jugador, no a una lista suelta. El club sabe de quién es cada uno sin cruzar el extracto con una hoja de cálculo, y la conversación con la familia empieza por «ha rebotado el de octubre».
Dónde está el IBAN
Cifrado en un almacén de secretos del servidor. En la ficha del mandato solo quedan los cuatro últimos dígitos, que es lo que hace falta para que alguien reconozca su cuenta. El IBAN completo no baja nunca al móvil ni al navegador: el fichero de remesa lo monta el servidor y se descarga ya hecho.
No es una precaución teórica. Si el IBAN de ochenta familias estuviera en la app, bastaría con el teléfono de cualquiera de las personas con acceso.
Una cuota no es una factura
Conviene no mezclarlo, porque tiene consecuencias fiscales. El recibo de socio de una entidad sin ánimo de lucro a menudo no se documenta como factura; el patrocinio de la ferretería del barrio, casi siempre sí. En 4Club son dos capas separadas, y solo la de facturación tiene numeración legal y registro. Cómo funciona la facturación.
Qué está listo hoy
Preguntas sobre cobros
¿Qué es exactamente un mandato SEPA?
La autorización que firma una familia para que el club cobre en su cuenta. Sin él, el banco no permite domiciliar, y una devolución por falta de mandato es más cara y más lenta de resolver. En 4Club la familia lo firma desde la app y queda guardado con su fecha.
¿Qué es una remesa y en qué formato la pide el banco?
Es el fichero con todos los recibos de un mes que el club sube de una vez a su banca electrónica, en lugar de cobrar uno a uno. El formato estándar en España es pain.008.001.02, y separa los primeros cobros de una cuenta de los siguientes porque el banco los trata de forma distinta.
¿Puede el tesorero llevar esto sin que lo vea el resto de la junta?
Sí. Los cobros son un módulo de permisos propio: el club decide quién tiene gestión, quién solo lectura y quién nada. Cómo se reparten los permisos.
Cobramos en efectivo y por Bizum, ¿nos sirve?
Sí para llevar el control de qué se debe y qué está pagado, que es la parte que da trabajo. La remesa es opcional: un club que no domicilie puede usar cuotas y recibos igualmente e ir marcando los cobros.